Файлы-шаблоны для ведения учета, бюджета и расчета точки безубыточности высылаются подписчикам.
Заполните форму слева и нажмите кнопку «Получить бесплатные уроки»
Урок о том как организавать документооборот так чтобы никто у Вас не мог ничего взять, сверх того, что Вы сами решили дать.
История из жизни
В одной транспортной компании учета толком не было, хотя главный бухгалтер исправно получала оклад. Но называться главным бухгалтером это еще не все….. Впрочем, дама себя прекрасно чувствовала, и распоряжалась кассой как своим кошельком. Компания была небольшая, поэтому главный бухгалтер была и кассиром и бухгалтером по совместительству.
Когда меня пригласили туда для наведения порядка, первое что я сделала – собрала комиссию из трех человек, которая пересчитала деньги в кассе и составила акт проверки* с указанием суммы. В акте расписались члены комиссии и главный бухгалтер. Наша дама в тот момент не поняла, чем ей это грозит, она думала, что комиссия уйдет, и она воспользуется кассой как обычно, но нет. Я поставила ей программу (простенькую в excel), ввела начальный остаток (сумма из акта), и ей пришлось вести кассу, как описано ниже. Через две недели дама пришла в слезах, сказала, что в кассе якобы были ее собственные деньги (?!), и просила их вернуть. А вернуть их уже невозможно, даже если бы я и хотела, ведь был акт, подписанный тремя независимыми людьми.
*Акт проверки это документ, такого типа: 16 июня 201_ года, комиссия в составе Иванов А.П, Петров Г.А., Сидоров В.Ю. провели проверку кассы такой-то в присутствии кассира Самохиной И.И. Проверка показала:
Остаток кассы по данным учета 152642 (Сто пятьдесят две тысячи шестьсот сорок два) рубля.
Фактический остаток кассы 153000 (Сто пятьдесят три тысячи) рублей.
Излишек в сумме 358 (Триста пятьдесят восемь) рублей оприходован в кассу (если обнаружен излишек, мы его приходуем, то есть пишем в приход в учете, в если имеется недостача, то кассир ее вносит из своего кармана, в этом и заключается его материальная ответственность).
Подписи всех членов комиссии и кассира с расшифровками.
Вот так эта дама поплатилась за халатность и некомпетентность. Через месяц она уволилась, и компания сразу стала прибыльной.
На самом деле, такие истории – не редкость. Очень часто так обстоят дела в салонах красоты, где деньги у клиентов принимают администраторы, и единственный сотрудник, который может знать что-то о финансовой дисциплине – это приходящий бухгалтер, который занят отчетами для налоговой, а вовсе не учетом для бизнеса.
Принцип целесообразности
В средних размеров банке ежедневно сотни клиентов совершают тысячи операций, и ни одна копейка не пропадает, потому что система учета выстроена надежно. Я долго работала в банке и знаю, как сделать такую систему. Но и себестоимость такой системы тоже будет как в банке, то есть больше чем выручка среднего интернет-магазина или салона красоты, что просто абсурдно. Поэтому в практике управленческого учета применяется принцип целесообразности:
Мероприятия по учету и контролю должны экономить или приносить больше денег, чем затраты на их проведение
Мероприятия, о которых я Вам рассказываю, специально рассчитаны на небольшой бизнес, они требуют от Вас минимального труда и минимального времени на их проведение, но при этом их эффективность доказана. Этот тот необходимый минимум, который даст Вам именно то, что Вам нужно.
Организация учета
Ни в коем случае не позволяйте записывать в учет то, чего не было или не записывать то, что было. Если позволите — гарантированно запутаетесь.
Пример: Управленческую кассу ведет кассир, который постоянно находится в офисе. В это время учредитель посещает банк, ведет переговоры с клиентами в кафе, получает деньги и расплачивается. Доехать до офиса в этот день учредитель не успевает, поэтому он звонит кассиру, и сообщает кассиру о совершенных операциях по телефону. Кассир записывает эти операции так, как будто они прошли по кассе. В результате остаток кассы, который получается по записям, не совпадает с фактической суммой в кассе. Следовательно, кассир не может сверить кассу, а ведь сверка это единственная гарантия правильности учета.
Под каждую операцию в учете должен быть подтверждающий документ.
Иногда такого документа нет. Например, в салонах красоты администраторы часто принимают у клиентов деньги без документов. В этом случае документ нужно создать. В бухгалтерии применяются приходные и расходные ордера, Вы можете пользоваться ими, или разработать свои формы, которые будут удобнее для Вашего бизнеса. Главное правило здесь такое:
Расписаться в таком документе должны два человека – тот, кто принял деньги и тот, кто их передал.
Бывают случаи, когда подпись получать не стоит, например, клиента в салоне красоты не заставишь расписаться. Зато мастер, который обслужил этого клиента, с большим удовольствием проверит, правильно ли записали его работы, ведь мастера получают проценты.
Поэтому заводится карточка мастера, которая может выглядеть так:
Одна карточка на одного мастера на один день. В ней записывается каждый клиент и каждая услуга, которую выполнил мастер. Перед уходом домой мастер проверяет карточку и расписывается.
В excel учет можно организовать в таком файле:
Шаблон этого файла высылается подписчикам курса «Финансы для предпринимателя».
В белой строке вверху записывается входящий остаток кассы на момент, когда Вы начали вести этот файл.
В розовой строке компьютер показывает входящий остаток на день, который Вы укажите в специальной ячейке. Это нужно для того чтобы распечатать отчет за указанный день.
Здесь одна строка - одна операция. Обязательные колонки: дата, приход, расход, комментарий. По желанию можете добавить другие поля.
На соседнем листе excel автоматически формируется вот такой отчет за период. Вы вводите начальную дату и конечную дату, а компьютер считает все остальное.
Если начальная и конечная даты совпадают, получится отчет за один день.
Чтобы распечатать отчет по кассе за день, нужно ввести в эту таблицу нужную дату ( в оба поля начальную дату и конечную дату).
Затем перейти на лист, где записываются операции и настроить фильтр на эту дату:
Получится такая таблица:
Эту таблицу кассир должен распечатать в конце дня, написать или напечатать свою фамилию, имя и отчество и поставить подпись.
Это и есть отчет по кассе за день. К каждой строчке этой таблицы кассир должен подложить оправдательный документ. Распечатка с оправдательными документами кладется в отдельный файл и подшивается в папку «касса».
Получается такая цепочка учета:
На каждый день мы имеем отчет за день с подписью кассира. К каждому отчету дня есть подтверждающие документы на каждую операцию. Исходящий остаток предыдущего дня является входящим остатком следующего дня.
История из жизни: однажды в салоне красоты администраторы неправильно вбили дату, и программа неправильно посчитала остаток, потому что она считает по датам. Девочки увидели «О, лишние деньги!» и поделили эти деньги между собой. Но ошибка быстро обнаружилась, и деньги им пришлось возвращать.
Достаточно просмотреть папку с отчетами за день, и подобные ошибки сразу видны. Даже если Вы такую ошибку не заметите, просматривая отчеты по кассе, она вылезет на следующем этапе, при ведении ДДС (отчет в виде денежного потока).
Передача материальной ответственности
Утром приходит сменщик кассира (в салоне красоты это администратор). Сменщик пересчитывает наличные деньги в кассе и сверяет с остатком по вчерашнему отчету. Если сумма не совпадает, то сменщик звонит руководителю, который принимает меры по возникшей ситуации.
Как контролировать кассу и тратить на это не более 20 минут в неделю
- Руководитель 1 раз за неделю пересчитывает фактический остаток и сверяет его с расчетным (тем, который получается по учету) на момент проверки.
- Руководитель 1 раз в неделю проверяет отчеты по кассе, сравнивает исходящие остатки предыдущего дня с входящими остатками следующего дня и за 1 любой день проверяет все документы дня.
- Главное, чтобы сотрудники не знали заранее, в какой момент руководитель пересчитает кассу, и за какой день проверит документы.
Мероприятия, о которых Вы узнали из этого урока, полностью защитят Вас от ошибок и недобросовестности рядовых сотрудников, если конечно, Вы будете эти мероприятия выполнять :).
Вместе с тем есть класс ошибок, которые на этом уровне учета не отлавливаются.
Приведу пример: управляющая салоном красоты забрала у администраторов выручку – 24 тыс. руб. и честно за них расписалась. Деньги она отнесла в свой сейф, и записала в свой собственный файл учета, как положено. Но она ошиблась на 2 тысячи, и записала в свой файл 22 тыс. руб. На следующий день я сводила денежный поток и обнаружила эту ошибку.
О денежном потоке, о планировании и исполнении бюджета мы поговорим в следующем уроке.
| <<<<< К уроку 1 | К программе курса | К уроку 3 >>>>> |